Entreprise, comment réussir votre saisie de donnée ?
Pour une entreprise, la saisie de donnée est une démarche importante. C’est le processus par lequel, vous allez récolter des informations qui vous aideront dans la gestion de l’activité et dans la prise de décision. Aussi, vous ne devez pas prendre cela à la légère. Voici donc quelques conseils que l’on peut vous donner pour le réussir.
Mettez en place une stratégie
Une saisie de données nécessitera en amont de mettre en place une stratégie. Cela évitera de s’éparpiller dans la réalisation de la tâche et d’accélérer le processus. De plus, cela minimisera les risques d’erreurs.
Cette première démarche consiste à déterminer les données à collecter. Quelques questions s’imposent : quels sont vos besoins ? Quel est l’objectif de la prestation ? Quelles sont les informations importantes ? Ainsi, vous allez vous concentrer sur les renseignements les plus essentiels.
Mettez également en place un cahier de charge de la saisie de données. C’est-à-dire que vous allez devoir mettre en place des normes de qualité. Ce sera d’autant plus important si vous souhaitez faire appel à des professionnels pour s’occuper de cette tâche.
Par ailleurs, prévoyez un espace ou un matériel pour le stockage pour les informations collectées. Facilitez l’exploitation des données en question en catégorisant déjà l’enregistrement de ces dernières. Ce peut être par mot-clé ou encore par date, etc.
Ces logiciels qui vous seront utiles pour la saisie de données
Réaliser une saisie de données est aujourd’hui facile. Pour cause, vous pouvez compter sur différents logiciels collaboratifs, en ligne ou non, pour ce faire. On peut citer par exemple les formulaires en ligne, les logiciels de reconnaissance optique de caractères, les scanners, etc. Choisissez évidemment celui qui vous conviendra le mieux.
Cependant, sachez que les programmes informatiques ne sont pas infaillibles. C’est pourquoi il faudra aussi mettre en place des systèmes de vérifications afin de s’assurer que les renseignements soient complets et exacts. D’où l’importance d’une équipe qui sera uniquement dédiée à la saisie de données.
Les informations nécessaires pour une bonne saisie de données
Les informations nécessaires pour une saisie de données varient au cas par cas. Néanmoins, pour une base de données complètes, quelques mentions obligatoires sont de mises :
- Le nom et prénom : des clients, des partenaires, des employés, des collaborateurs, etc.
- Les adresses : avec le nom des rues, des bâtiments, des codes postaux, des villes, etc.
- Les numéros de téléphone
- Les adresses mail
- Les dates de collectes des données en question
- Les renseignements concernant le produit ou la prestation concernée par le sondage
- Les commentaires et les avis des personnes qui ont répondu
Faites appel à une agence spécialisée dans la saisie de données ?
La saisie de données a beau être une tâche importante, elle n’en est pas moins redondante. Sans compter qu’elle n’impacte pas directement sur le développement de votre entreprise. Optimisez donc votre temps de travail en sollicitant l’aide d’agence spécialisée en la matière. Elle mettra à votre disposition des équipes qui se chargeront de la numérisation de vos informations. Il vous suffit de leur donner un brief.
Comparez néanmoins les propositions des différentes agences de saisie de données. Certaines sont plus modiques que d’autres. Évidemment, dans certains cas, cela peut impacter sur la qualité des prestations. Ainsi, pour choisir votre prestataire, il faudra aussi vous attarder sur les avis et les notes qui lui sont alloués sur les forums et les réseaux.
Pour faire davantage d’économie, vous pouvez aussi collaborer avec des professionnels indépendants de la saisie de données. Ils peuvent mettre un peu plus de temps dans la réalisation des tâches, mais ils n’en seront pas moins minutieux.